Klauzula informacyjna - nabór i zaangażowanie w działania Fundacji

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Akademia Głuchych z siedzibą przy al. Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000777346, NIP 5252783872, REGON 382859829.

Kontakt: kontakt@akademiagluchych.pl

2. Kogo dotyczy klauzula

Klauzula dotyczy osób zgłaszających chęć zaangażowania się w działalność Fundacji oraz osób już współpracujących lub działających przy Fundacji, w szczególności:

• wolontariuszy,
• prowadzących warsztaty, szkolenia i wydarzenia,
• trenerów, edukatorów i ekspertów,
• tłumaczy,
• współpracowników projektowych,
• członków rad i zespołów doradczych, w tym Studenckiej Rady Fundacji i Młodzieżowej Rady Fundacji,
• członków innych zespołów i gremiów działających przy Fundacji,
• innych osób zaangażowanych w realizację działań Fundacji.

Klauzula nie dotyczy rekrutacji kandydatów do pracy na podstawie umowy o pracę, dla której mogą obowiązywać odrębne zasady przetwarzania danych.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od rodzaju naboru, funkcji lub formy współpracy.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• wiek lub datę urodzenia – jeżeli jest to niezbędne,
• informacje o doświadczeniu, kwalifikacjach, umiejętnościach i zainteresowaniach,
• informacje o dostępności i preferowanym zakresie zaangażowania,
• informacje zawarte w CV, portfolio lub innych przesłanych dokumentach,
• informacje dotyczące pełnionej funkcji, członkostwa w radzie, zespole lub innym gremium Fundacji,
• informacje przekazane w formularzu zgłoszeniowym lub podczas dalszego kontaktu,
• dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, porozumienia lub innej uzgodnionej formy współpracy,
• inne dane niezbędne ze względu na charakter danego działania.

Zakres zbieranych danych każdorazowo ograniczamy do informacji potrzebnych do realizacji określonego celu.

4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• przyjęcia i oceny zgłoszenia,
• przeprowadzenia naboru,
• kontaktu z osobą zainteresowaną zaangażowaniem w działalność Fundacji,
• wyboru osób do określonych działań, projektów, rad lub zespołów,
• powołania do rady, zespołu lub innego gremium działającego przy Fundacji,
• ustalenia warunków i zakresu współpracy,
• zawarcia i realizacji umowy lub porozumienia,
• organizacji i koordynacji współpracy oraz działalności rad i zespołów,
• realizacji projektów, wydarzeń i innych działań Fundacji,
• prowadzenia niezbędnej komunikacji i dokumentacji,
• zapewnienia bezpieczeństwa uczestników i działań Fundacji,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

W zależności od sytuacji podstawą przetwarzania danych może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub porozumienia albo do ich realizacji,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Fundacji,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Fundacji, w szczególności prowadzenia naboru, organizacji działalności Fundacji, komunikacji, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w określonej sytuacji przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

5. Członkowie rad i zespołów Fundacji

W przypadku osób działających w radach, zespołach doradczych lub innych gremiach Fundacji dane mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• przeprowadzenia naboru i powołania do danego gremium,
• organizacji jego pracy,
• kontaktu z członkami,
• organizacji spotkań i działań,
• dokumentowania działalności rady lub zespołu.

Jeżeli informacje o członkostwie lub pełnionej funkcji mają być publikowane na stronie internetowej Fundacji lub w innych publicznie dostępnych materiałach, zakres publikowanych danych zostanie odpowiednio określony.

Jeżeli publikowane mają być dodatkowe informacje, takie jak zdjęcie, biogram, wypowiedź lub inne dane dotyczące członka rady lub zespołu, zasady ich wykorzystania zostaną wskazane odrębnie, jeżeli będzie to wymagane.

6. Osoby małoletnie

Członkami niektórych rad, zespołów lub uczestnikami innych form zaangażowania w działalność Fundacji mogą być osoby małoletnie.

W takim przypadku Fundacja ogranicza zakres przetwarzanych danych do informacji niezbędnych do przeprowadzenia naboru, organizacji działalności oraz zapewnienia bezpieczeństwa.

W zależności od wieku osoby małoletniej i charakteru danego działania mogą być również przetwarzane dane jej rodzica lub opiekuna prawnego.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osób małoletnich powinny być przekazywane w sposób jasny i zrozumiały.

Jeżeli określone działanie wymaga dodatkowej zgody lub udziału rodzica albo opiekuna prawnego, odpowiednia informacja zostanie przekazana przy formularzu lub przed rozpoczęciem działania.

7. Działania związane z małoletnimi

Jeżeli charakter współpracy lub zaangażowania wiąże się z działalnością z udziałem małoletnich, Fundacja może być zobowiązana do przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji danej osoby przed dopuszczeniem jej do określonych działań.

W przypadkach wymaganych przez prawo może to obejmować w szczególności:

• sprawdzenie odpowiednich rejestrów,

• uzyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego,

• uzyskanie innych informacji, dokumentów lub oświadczeń wymaganych przepisami prawa.

Dane związane z taką weryfikacją są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych Fundacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa małoletnich.

8. Szczególne kategorie danych

Co do zasady Fundacja nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia.

Jeżeli ze względu na charakter konkretnego działania ich przetwarzanie będzie potrzebne, Fundacja poinformuje o celu, zakresie oraz właściwej podstawie prawnej przetwarzania takich danych.

Prosimy o nieprzekazywanie danych szczególnych kategorii, jeżeli nie są potrzebne do danego procesu.

9. Komu możemy przekazywać dane

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Fundację w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia naboru i organizacji współpracy lub działalności Fundacji, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych i informatycznych,
• dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych,
• osobom odpowiedzialnym za koordynację projektów, rad, zespołów i innych działań,
• partnerom projektów lub działań – jeżeli jest to niezbędne do ich realizacji,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe lub prawne,
• organom lub innym podmiotom, którym dane muszą zostać przekazane na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli konkretna forma współpracy lub działalności wiąże się z przekazaniem danych określonemu partnerowi, odpowiednia informacja zostanie przekazana przy formularzu lub przed rozpoczęciem danego działania.

10. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem przez Fundację z usług globalnych dostawców niektóre dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, stosowane są odpowiednie mechanizmy ochrony przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

11. Jak długo przechowujemy dane

Dane osób zgłaszających chęć współpracy lub zaangażowania przechowujemy przez okres niezbędny do przeprowadzenia danego naboru lub rozpatrzenia zgłoszenia.

Jeżeli dana osoba rozpocznie współpracę lub zostanie powołana do rady, zespołu albo innego gremium, dane będą przetwarzane przez okres trwania współpracy lub pełnienia funkcji, a następnie przez okres:

• wymagany przez obowiązujące przepisy prawa,
• wynikający z obowiązków związanych z realizacją lub rozliczeniem projektu,
• niezbędny do prowadzenia wymaganej dokumentacji,
• niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Jeżeli osoba wyrazi odrębną zgodę na wykorzystanie swojego zgłoszenia przy przyszłych naborach lub innych możliwościach współpracy, dane mogą być przechowywane do czasu wycofania tej zgody lub upływu okresu wskazanego przy jej udzielaniu.

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia, przeprowadzenia naboru lub rozpoczęcia współpracy albo działalności w ramach Fundacji.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić udział w naborze lub rozpoczęcie danego rodzaju zaangażowania.

Jeżeli obowiązek podania określonych danych lub dokumentów wynika z przepisów prawa, ich nieprzekazanie może uniemożliwić dopuszczenie do określonego rodzaju działalności.

13. Twoje prawa

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z Fundacją: rodo@akademiagluchych.pl

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Fundacja nie podejmuje wobec osób zgłaszających się do współpracy lub zaangażowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych.

15. Informacje dodatkowe

Jeżeli konkretna forma współpracy, nabór do rady, zespołu lub realizacja projektu będzie wiązała się z dodatkowymi zasadami przetwarzania danych, np. udziałem partnera, publiczną prezentacją członków, szczególnymi obowiązkami prawnymi lub innym okresem przechowywania - odpowiednie informacje uzupełniające zostaną przekazane przy formularzu lub przed rozpoczęciem danego działania.

Więcej informacji o ogólnych zasadach przetwarzania danych osobowych znajduje się w Polityce Prywatności Fundacji Akademia Głuchych.